What is Good Performance for SAP system? (1)

• Data archiving can play a critical role in helping businesses manage their data growth. This is especially true if it is implemented as early as possible. Data archiving is a flexible and reliable online process that deals with businesscomplete data, meaning data that is no longer needed in everyday
• During the first step, data is written to archive files in a compressed format. In this stage the program runs archivability checks to ensure that only business-complete data will be archived and that the data to be archived is no longer needed in daily business processes. During the second step, the program compares the database with the archive file and deletes only the information from the database that has been written to the archive file. Then the data may be transferred to a storage system – such as a content server attached to the system via the ArchiveLink interface – for long-term archiving.

... แฟกส์,  เมล์, ใบแจ้งหนี้,  ใบสำคัญอื่นๆ หรือ เอกสาร/รูปภาพต่างๆทางธุรกิจเป็นสื่อที่ใช้ในการรับ-ส่งข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญก่อนที่จะนำไปบันทึกเป็นเอกสารของระบบ อีกทั้งยังใช้ในการอ้างอิง และตรวจสอบในภายหลังด้วย ดังนั้นในขั้นตอนทำงานและการตัดสินใจที่ถูกต้องครบถ้วนจะต้องมีข้อมูลจากเอกสารที่ทันสมัยอยู่เสมอ ทั้งนี้ยังรวมถึงการทำงานเชื่อมโยง ตรวจสอบในแต่ละขั้นตอนด้วย เช่น การส่งมอบสินค้าตามใบสั่งของลูกค้าซึ่งอาจต้องการตรวจสอบใบนำฝากที่โอนเงินผ่านธนาคาร หรือหลังจากนั้น เป็นต้น ทำให้ติดตามเอกสารจากแผนกต่างๆ หรือ การทำสำเนาแจ้งให้แต่ละฝ่ายทราบไ่ม่จำเป็นต่อไป ดังนั้นเราต้องการให้ เอกสารทางธุรกิจเหล่านี้สามารถเรียกดูได้จากทุกๆขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องกันตามสิทธิของแต่ละคน, เก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัย,ป้องกันการสูญหาย, ซ้ำซ้อนและการเชื่อมโยงเข้ากับเอกสารที่ป้อนเข้าไปในระบบ  นอกจากนี้จะต้องสามารถควบคุมกระบวนการทำงานให้ถูกที่ ถูกเวลา และครบถ้วนโดยอัตโนมัติ

เป็น SAP inter ArchiveLink เป็น SAP interface & service สำหรับการเชื่อมโยงเอกสารของระบบ(Business object) กับเอกสารจากภายนอก(Business document) เพื่อตอบสนองผู้ใช้ด้วยข้อมูลทั้งสองส่วนด้วยความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เอกสารจากภายนอกจะถูกจัดเก็บแยกไว้อีกเซิฟเวอร์ (External Storage system) ซึ่งมีหลายแบบตามความเหมาะสม

ตัวอย่าง:
ในองค์กรได้กำหนดให้มีการจัดเก็บเอกสารเข้าที่ศูนย์กลางก่อนกระจายไปในแต่ละส่วนงาน (รูป 1)ทาง mail room ได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย และได้สแกนและกำหนดประเภทเอกสารเป็น incomming invoice ซึ่งได้ผูกไว้กับ workflow ของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ.   (รูป 2)ระบบจะสร้างรายการ workflow item แล้วนำไป ใส่ใน  workplace-inbox ของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ  (รูป 3)เพื่อทำการตรวจสอบและบันทึก FI document.  ระบบจะทำการเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ตัวจริงเข้ากับเอกสารที่บันทึกเข้าไปซึ่งสามารถเรียกดูได้ภายหลัง